ビデオ会議とテレプレゼンス使用に関するリソース

「リモコンの使い方」をダウンロードしてしてください。

はい。 ディスプレイに自分が映るので、通話の前に確認できます。 自分がフレーム内に収まっているか、部屋の明るさが適切か、背景に邪魔なものがないかを確認できます。 通話を開始したら、PIP (子画面) ボタンを使用して自分の姿を表示できます。

音量調整が必要な場合は、リモコン (または PC) の音量設定を確認します。 また、会議の開始時に消音 (ミュート) になっていないことも確認してください。 大きな声でなくても、普通の音量で話せば十分に聞こえます。マイクの近くでは、紙をめくる雑音や雑談などが、相手側に聞こえる場合がありますので、ご注意ください。

発言しないときは消音にしてください。 消音モードは会議のスムーズな進行に欠かせません。通話相手に質問するときは、内容が聞こえるように相手が消音モードをオフにする時間を考慮して、相手が応答するまで数秒待ってください。

Polycom People+Content IP ソフトウェアを使用すると、ビデオ会議システムと PC をケーブルでつながなくてもネットワーク経由で他の参加者にコンテンツを送信できます。 (無料のソフトウェアをダウンロード) アプリケーションを起動し、ビデオ会議システムの IP または H.323 (例: 172.19.22.163) を入力し、アプリケーションの紫色の [Play (再生)] ボタンをクリックするだけで PC のコンテンツがに表示されます。 注: ディスプレイの内容が表示されるので、インスタントメッセージや電子メールアプリケーションのポップアップを事前にクローズしておくことを推奨します。 定例会議など、あらかじめ予定されている会議の場合、事前に会議資料コンテンツを参加者に電子メールで送信できます。

最初は慣れないと思いますが、参加者全員に話しかけるときは、ディスプレイではなく、カメラのレンズを見てください。 会議の参加者と目線が合うことで会議に積極的になります。 また、視界に邪魔なものが入らないように背景を整頓しておくと、気を散らすことなく話者の内容に集中するようになります。

複数の場所から参加する通話では、ビデオ会議の多地点接続機能を使用してください。この機能では、すべての参加者がダイアルして相互に通話できます。 コンセプトとしては、音声会議の多地点接続にビジュアル面が追加されたようなものです。 一部のビデオ会議システムには、多地点会議機能 (この機能が利用できるかについては、システム管理者にお問い合わせください) が搭載されており、通話中に [Dial (ダイアル)] ボタンを押して追加したい地点の番号を入力するだけで、簡単に接続できます。

「テレプレゼンス」とは、大型シネマビジョン型スクリーンなど、特別に設計された会議室環境での極めて高品質な遠隔会議ソリューションに使用される用語です。 「ビデオ会議」とは、従来型のビデオシステムで使用される用語です。 最近では HD 対応のシステムが多く採用されているため、HD ビデオ会議と表す場合もあります。

カメラの前では、相手に見られたくないことはしないことです。 相手が実際に目の前にいるときのように振舞うことをお勧めします。 椅子を揺らす、テーブルを叩く、マイクの前で騒音を立てるなどの動作はしないでください。 普通の音量で話し、他の人が発言中は横で雑談しないようにしてください。 自分が発言していないときは、マイクを消音にしてください。

はい。 会議室用およびイマーシブシステムに加えて、ポリコムではビデオ会議ソフトウェア クライアント アプリケーション CMA Desktop を提供しています。詳細につきましては、ポリコムの営業担当者までお問い合わせください。

出張費の削減は一般的に認知されている特長の一つですが、それ以外にも、多くの組織では、リアルタイムのコラボレーションを使用して、トレーニング、採用活動、プロジェクト管理などに伴う諸経費を抑えることに成功しています。 実際の例については、こちらをご覧ください。(英語) 組織におけるテレプレゼンスおよびビデオ会議の平均的効果は次のとおりです。

• 出張費を 30 % 削減
• 新しい製品・サービスの製品化までの期間を 24 % 短縮
• ダウンタイムを 27 % 短縮
• トレーニング費用を 25 % 削減
• 採用までの期間を 19 % 短縮
• 営業関連費を 24 % 削減

「投資効果の有効性の実証」(英語) の詳細については、こちらをご覧ください。

使いやすいインターフェースに加え、ユーザーの知識向上により、「コラボレーションカルチャー」は以前より身近なものになってきましたが、 ビジュアルコミュニケーションのビジネス面、運用面、コスト面での効果を十分に発揮するには、ビデオ会議の使用を促進するリーダーによる取り組みが必要です。 組織内でビデオ会議を迅速に導入・浸透させるには、以下の 5 つの項目に取り組んでみましょう。

1. 社内でビデオ会議のリーダーを任命して、使用率の向上に働きかける
2. システムや環境全体を利用しやすいものにする
3. 「ビデオ会議活用プロジェクト」を立ち上げて促進する
4. ビデオ会議の有効性について、組織内で熟知させる
5. 利用状況を調査し、ユーザーの意見を取り入れる

詳細については、「ビデオ会議使用率の向上」(英語) をご覧ください。

地理的に制約されることなく、従業員、パートナ、およびお客様がどこにいてもコラボレーションすることが可能なため、不要な出張をなくします。 つまり、コラボレーションソリューションを利用することにより、離れた場所のチームとのバーチャル会議が可能となり、 その結果、移動に伴う CO2 排出量が削減されます。

たとえば、ロサンゼルスとニューヨーク間を行き来せずにビデオ会議を行えば、会議 1 回あたり、自動車 1 台の年間排出量に相当する CO2 排出量を削減できます* (「コンサベーションインターナショナル」より)。

CO2 排出量の削減と環境問題への取り組みの詳細については、こちらをご覧ください。