ニュージーランド国立大気水圏研究所 (NIWA) (海外事例)

導入メリット

  • 15 拠点に分散している 600 人の従業員がコラボレーションを実現
  • 出張にかかる時間とコストを削減
  • Microsoft Lync の機能に容易にアクセス

導入製品


ニュージーランド国立大気水圏研究所 (NIWA) は新しい技術環境を歓迎し活用

ニュージーランド国立大気水圏研究所 (NIWA) は、南アルプス頂上のきらめく雪から、ビーチで囲まれたノースアイランドの明るい亜熱帯の空まで、ニュージーランドの豊富な天然資源の調査業務を担っています。15 拠点に分散している 600 人以上の従業員が、国の壊れやすい環境に脅威を及ぼす可能性のある事象を理解し、資源を持続的に管理するための方法を見つけるために共同で調査を行っています。

多くのプロジェクトチームのメンバーは複数の拠点に分散しているので、NIWA の業務ではチームメンバーが常に連携して、共同作業を行う必要があります。しかし、複数の異なるプラットフォームと異なるプロバイダーのサービスで構成された電話システムの老朽化と信頼性の低下が進み、効率も悪くなり、急成長する組織のニーズを満たせなくなっていました。NIWA のグループ ビジネス アナリスト Rachael Hayton 氏は今までを振り返って次のように述べています。「ほとんどのコミュニケーションを電話で行っていました。相手に連絡がつかなかったり、ボイスメールを残す必要があったり、相手がいつ読むか分からない (電子メールを送信する) など不満がつのることがよくありました。」

問題を解決するために、NIWA は、Microsoft Lync 用に最適化されたポリコム IP デスクトップ電話機を含む Microsoft Lync ユニファイドコミュニケーション (UC) ソリューションを選択しました。ポリコムの電話機は、Polycom HD Voice 技術によりクリアな通話を実現するだけでなく、プレゼンス (在席状況) 情報の表示、より効率的なボイスメール処理、カレンダー情報、および連絡先情報などのコラボレーション機能へのアクセスも提供します。

この結果、国の環境の変化の観察を任された研究者自身の環境にもさまざまな変化がもたらされました。インフォメーションテクノロジー担当の統括マネージャー Arian de Wit 氏は次のように述べています。「多数の拠点に分散している従業員はより簡単に相手とつながり、1 つのチームとして連携できるようになりました。飛行機で出張したり、会議を手配したりする代わりに UC を使用して迅速に連絡を取り合うことができるので、プロジェクトのライフサイクルを短縮できます。」

相手が今共同作業を行える状況にあるかどうかを知らせるプレゼンス表示機能は、業務フローの効率化を実現しました。Hayton 氏は次のように述べています。「相手が電話できる状況にあるかが簡単に分かるので、チームメンバー全員をより簡単に管理できます。」

集水プロセス担当のグループマネージャー Sandy Elliott 博士は、生産性のメリットを毎日のように経験しています。「チームを形成し、プロジェクトを始動した後、毎日チームメンバーと連絡を取れるのは非常に便利です。プレゼンス機能があるので、すぐに電話で連絡を取ることができます。」

Microsoft Lync 環境を使用してフェース to フェースのビデオコミュニケーションを行うことも可能です。de Wit 氏は次のように述べています。「従業員は、ビデオ会議対応の会議室に行くことなく、自席から 1 対 1 のビデオ会議に接続できます。」また、すべての会議室に Lync 用の会議電話機が設置されているので、チームはより簡単にコラボレーションすることができます。de Wit 氏によると、NIWA では、今後ビデオ会議対応の会議室を Microsoft Lync 環境に統合するために、ポリコムソリューションを導入する計画を立てています。

Hayton 氏は、UC 環境によってトレーニングおよびプランニングのための国内出張を、年間 12 回から 4 回まで大幅に減らすことができたとも言っています。

「自宅で過ごす時間が増えました。出張は、誰にとっても大きな負担です。」