ミツカングループ様

ビデオ会議システムがグローバル経営の強力な推進力に

Challenge

グローバル経営を推進する上で欠かせない、海外拠点との臨場感溢れるリアルタイムなコミュニケーションのインフラを構築し、出張の移動時間とコストを削減したい。また創業の地である愛知に本社を構えながらも、国内の工場や各拠点との連携を強化し、スピード経営を実現したい。

Solution

ポリコムの最新モデル「Polycom HDX」シリーズHD対応ビデオ会議システムを導入し、通信インフラにはセキュリティ面を考慮して閉域網のIPVPNサービスを利用。アメリカ、イギリス、中国とセキュアで高品質な会議環境を整備。あわせて、国内13拠点への展開を進め、全社に展開する遠隔地とのコミュニケーション基盤を構築。

Result

臨場感のある音声や映像を活かすことで、経営会議や企画会議など様々な用途に活用。出張旅費削減のみならず、ビデオ会議システムの活用を前提とした仕事の進め方が広がり、全社の業務改革を果たす。パンデミック発生時などのリスク回避や緊急会議に対応できる環境ができ、さらにワークライフバランスへも貢献している。

 

【導入の背景】会議が招いた非効率を変革!海外展開の要となる新たな情報共有基盤作りに挑戦

1804年の創業以来、愛知県半田市に本社を構え、食酢やみりん、ぽん酢など日本の食文化に欠かせない調味料をはじめ様々な商品を製造、販売しているミツカングループ。2009年に新中期経営計画をスタートさせた同社は、「mizkanらしさによる自立と連鎖を強めたONEワールド経営」を新たな経営スタイルに掲げ、これまで以上にグローバル経営を進めている。その過程で課題として挙がったのが、海外との新たな情報共有のあり方だった。

ミツカングループの情報システム業務を行う株式会社ミツカンビジテック情報システム部情報企画課の桝田 浩司課長は「これまでにもグループウェアを中心に、電話やメール、音声会議システムなど様々な手段を用いてきましたが、より臨場感のあるコミュニケーション手段が必要と感じていました。」と語る。海外出張だけでなく、国内でも愛知県の本社から栃木県や群馬県にある工場などへの出張時は、交通アクセスの面で宿泊せざるを得ないことも多かった。出張を伴う会議では、出張者のみならず関連部署の担当者も準備や調整に追われることになる。「本来は、効率よく仕事を進めるために行われるべき『会議』が、逆に業務効率化の妨げにもなっていたのです。」と同課の神谷 健司氏は当時を振り返る。そこで新たに検討されたのが、会議の効率化と交通旅費の経費削減を実現できるビデオ会議システムだった。

 

【導入決定のポイント】経営会議ができる品質を追求、映像・音声の臨場感が決め手に

非同期の仕組みとしてグループウェアをいち早く導入し、リアルタイムな情報共有基盤として1990年代にはISDN回線を用いたビデオ会議システムを導入した経験を持つ同社。ただ、膨大な通信コストと満足がいかない映像品質のために、経営層が抱くイメージは決して良いものではなかったという。「今回はWeb会議も検討しましたが、求めている品質には届かなかった。経営層にも納得してもらうためには、会議の臨場感を表現できるものが必要だったのです。」

そこで、ビデオ会議専用システムを中心にデモを行った結果、音声と映像のトータルな品質に優れていたポリコムが目に留まった。「他社と比べて音に厚みがあり、まさに目の前にいるような臨場感が伝わってきたのです。」と神谷氏。高品質な映像と音声で臨場感を再現できることや、マイクに向かって大声を出さなくても済むということも、自然な会話をする上で非常に重要な要素だったと桝田課長は語る。「システムを導入して成功を実感できるのは、ユーザーに『感動』を与えられた時。単に便利だというだけでは使ってもらえません。その意味でも、HDビデオ会議システムは大きなインパクトを与えたのです。」

また、海外進出を拡大させていく同社の戦略上、世界的なシェアの大きさは製品選定の大きなポイントだった。「今後のグローバル展開を考えると、世界中どんな場所でも十分なサポートが受けられる製品が必要でした。」

 

【実際の運用状況】年間延べ1000人が活用!ビデオ会議システムが働き方の変革を促す

現在は、海外の戦略拠点であるアメリカ、イギリス、中国の3拠点に1台ずつと国内13拠点にPolycom HDX 7002 XLビデオ会議システムを、本社にPolycom HDX 8004 XLPビデオ会議システムを5台導入し、各拠点から資料共有ができ、本社を含む会議では多地点接続ができる仕組みを導入した。ネットワークは閉域網のIP-VPNを採用することでセキュリティ面に配慮し、各アクセス回線は1Mbps以上を確保することで品質を維持している。

海外との経営会議を皮切りに導入したシステムだが、国内における導入効果のインパクトは更に大きかったという。支社・工場との月例会議や現場レベルの社員間の会議、東京の広告代理店との企画会議など、社外の方との会議にも利している。利用回数は200回を超え、延べ1000人以上の人が利用している計算だという。わずか1年で情報共有基盤の中核へと変貌を遂げたビデオ会議システムは、同社が掲げる“透明性の高い信頼あるコミュニケーション”へ寄与するツールとなっている。

導入効果について桝田課長は、「本社から拠点への過去の出張旅費を算出したうえで削減効果の仮説を立てて導入を進めたため、大幅な削減効果が迅速に現れました。」と語る。海外への出張費だけで10%以上減らすことに成功したという。また、「愛知県半田市に本社を構える我々でも、都市部にいるのと変わらない働き方ができるようになりました。」と高く評価する。以前は、会議出席者の出張スケジュール調整に苦労していたが、今では出張を意識せずに会議の予定が立てられるようになった。ビデオ会議システムが仕事の進め方自体を変え、業務改善にも貢献することになったという。

さらに、見えない効果にも期待を寄せている。「業務を効率化し、出張していた時間を家族と過ごすことで、仕事と生活の調和を目指すワークライフバランスにも貢献が期待されるでしょう。」と桝田課長。昨今ではインフルエンザなどパンデミック対策に注意を払う企業が増えているが、そういったリスク軽減にも役立つものになっている。

なお、導入支援はPolycom認定プラチナリセラーであるプリンストンテクノロジー株式会社が担当した。「機種選定時の提案やデモンストレーション、通信事業者とのビデオネットワーク設計の打ち合わせなど、当社の要求にきめ細かくサポートしていただきました。わずか1年足らずの間に主要拠点へのスムーズな展開が行えただけでなく、会議が中断するような大きなトラブルもなくビデオ会議システムを有効活用する社内文化が予想以上に早く定着したのも、彼らの迅速なサポートのお陰です。」と桝田課長は技術力を高く評価する。

 

【今後の展望】後世に技術を伝える“知の伝承”にも活用!会議以外の用途に活躍の場を広げる

同社では、“変革と挑戦”を合言葉に、老舗として古くから保有しているものをベースに“攻め”の姿勢で新しいものを積極的に取り入れ、成長を続けている。今後の展望について桝田課長は「例えば、新製品の全国への説明会などにも積極的に活用していきたい。」と語る。将来的には、全拠点に向けてメッセージを発表するなど動画配信にも活用したいという経営層からの要望や、会議の議事内容を録画したいという声も聞こえ始めている。今後、多地点接続装置や会議録画装置の導入も検討しており、様々な用途にビデオ会議システムを活用していきたいと抱負を語っていただいた。

 

ミツカングループ

創立:1804年

本社所在地:〒475-8585 愛知県半田市中村町2-6

代表:中埜 又左エ門 和英

活動内容:食酢、味ぽんを中心とした調味料・加工食品及び納豆を製造販売。日本国内及び、アメリカ、イギリス、アジア(中国、タイ、シンガポール)に事業を展開、新たな中期経営計画により「mizkanらしさによる自立と連鎖を強めたONEワールド経営」を目指す。

http://www.mizkan.co.jp/company/

(導入時期:2008年8月/取材時期:2009年9月)